Privacy Policy

La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana vigente in materia di protezione dei dati personali, in relazione al trattamento dei dati degli utenti che utilizzano il sito Erasmus Events (www.eventi.esnancona.it) e partecipano agli eventi gestiti tramite il Sito.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è ESN Ancona, con sede legale in Piazzale Martelli 8, Ancona 60121, email di contatto: info@esnancona.it.

Eventuali richieste relative al trattamento dei dati personali (incluso esercizio dei diritti) possono essere inviate a tale indirizzo email.

2. Tipologie di dati trattati

Il Titolare tratta, in funzione dei servizi utilizzati, le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di registrazione/account
  Nome, cognome, indirizzo email, eventuale password o credenziali di accesso, lingua preferita, dati necessari a identificare l’utente sulla piattaforma.
• Dati per la gestione degli eventi
  Evento scelto, data e orario, eventuali preferenze (es. opzioni evento), stato di iscrizione, stato di pagamento, storico partecipazioni.
• Dati relativi a ESNcard e appartenenza associativa
  Numero ESNcard, sezione ESN di appartenenza, status di validità della tessera, altre informazioni strettamente necessarie per verificare il diritto a partecipare a eventi riservati o a tariffe dedicate. Tali dati possono essere acquisiti:
  • direttamente dall’utente (es. compilando un modulo);
  • tramite importazione da file o sistemi forniti da strutture ESN competenti, nel rispetto degli accordi interni.
• Dati di pagamento e fatturazione
  Dati relativi ai pagamenti effettuati per la partecipazione agli eventi (es. importo, valuta, data e orario, causale, identificativo transazione, stato del pagamento). Nel caso di pagamenti tramite bonifico, possono essere trattati i dati contenuti nella ricevuta (es. nome e cognome dell’ordinante, banca di origine, codice CRO/identificativo operazione). I dati completi della carta di pagamento, ove utilizzati sistemi online, sono gestiti esclusivamente dal provider di pagamento e non vengono memorizzati dal Titolare.
• Dati legati a QR code e check-in
  Codice univoco di registrazione e/o QR code associato alla prenotazione dell’utente, informazioni di check-in (data, ora, evento, esito del controllo), eventuale indicazione della presenza effettiva all’evento. Tali dati sono utilizzati per la gestione degli accessi e delle presenze.
• Dati di comunicazione
  Contenuto di email o messaggi di contatto inviati dall’utente, log delle comunicazioni di servizio (es. conferme di iscrizione, promemoria evento, variazioni), eventuali consensi o revoche relativi alle comunicazioni informative/promozionali.
• Dati di navigazione e tecnici
  Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, data e orario di accesso, pagine visitate, riferimenti di provenienza (referrer), identificativi tecnici dei cookie. Per maggiori dettagli si veda la Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità e in base alle seguenti basi giuridiche:

• Gestione del Sito e delle funzionalità tecniche
  Garantire il corretto funzionamento del Sito, la sicurezza dei sistemi e la prevenzione di abusi o accessi non autorizzati.
  Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Registrazione utente e gestione account
  Consentire la creazione e gestione dell’account utente, l’accesso all’area riservata e la gestione delle credenziali.
  Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali richieste dall’utente (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Iscrizione e partecipazione agli eventi
  Gestire le iscrizioni, le liste partecipanti, le eventuali liste d’attesa, la generazione di QR code e la registrazione delle presenze tramite check-in.
  Base giuridica: esecuzione del contratto di partecipazione all’evento e legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione organizzativa (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).
• Verifica ESNcard e requisiti di partecipazione
  Verificare il possesso di una ESNcard valida o di altri requisiti richiesti per la partecipazione a determinati eventi o per accedere a tariffe dedicate.
  Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse del Titolare a verificare il rispetto delle regole di partecipazione (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).
• Gestione pagamenti, ricevute e adempimenti contabili
  Verificare i pagamenti ricevuti (inclusi bonifici), emettere eventuali ricevute/fatture, adempiere agli obblighi contabili e fiscali.
  Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR).
• Comunicazioni di servizio
  Inviare email di conferma iscrizione, promemoria evento, variazioni di orari o location, annullamenti, informazioni logistiche e comunicazioni strettamente correlate alla partecipazione agli eventi.
  Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse del Titolare a informare correttamente gli utenti (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).
• Comunicazioni informative e promozionali (marketing)
  Inviare comunicazioni su eventi simili o attività di ESN Ancona, nel rispetto delle preferenze espresse dall’utente.
  Base giuridica: consenso dell’interessato e, ove applicabile, legittimo interesse del Titolare per comunicazioni relative a servizi analoghi (art. 6, par. 1, lett. a e f GDPR).
• Analisi statistiche aggregate
  Elaborare statistiche anonime o aggregate sull’utilizzo del Sito e sulla partecipazione agli eventi, al fine di migliorare l’offerta e l’organizzazione.
  Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Adempimento di obblighi legali e difesa in giudizio
  Adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative nazionali e comunitarie, nonché gestire eventuali contenziosi o richieste delle autorità competenti.
  Base giuridica: adempimento di obblighi legali e legittimo interesse alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. c e f GDPR).

4. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli di registrazione o iscrizione è necessario per la gestione dell’account e/o la partecipazione agli eventi. Il mancato conferimento potrebbe rendere impossibile l’erogazione del servizio richiesto.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la possibilità di utilizzare il Sito e di partecipare agli eventi.

5. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati personali sono trattati con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con misure di sicurezza adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o uso illecito.

La fotocamera utilizzata durante il check-in per la scansione dei QR code è impiegata esclusivamente per leggere il codice e registrare la presenza; di norma non viene effettuata alcuna registrazione o memorizzazione delle immagini, salvo diverse esigenze organizzative esplicitamente comunicate.

6. Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, nel rispetto dei termini previsti dalle normative applicabili. A titolo esemplificativo:

• dati di account: per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario a tutela dei diritti del Titolare;
• dati relativi alle iscrizioni e ai pagamenti: per i tempi previsti dalla normativa contabile e fiscale;
• dati utilizzati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso o opposizione al trattamento;
• log tecnici e di sicurezza: per periodi limitati, proporzionati alle finalità di sicurezza e manutenzione del Sito.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da:

• personale e volontari di ESN Ancona, autorizzati e istruiti al trattamento;
• fornitori di servizi tecnici e informatici (es. hosting, manutenzione, email, piattaforme di pagamento), nominati responsabili del trattamento ove necessario;
• altre strutture ESN coinvolte nell’organizzazione degli eventi, quando strettamente necessario e nel rispetto degli accordi interni e della normativa applicabile;
• consulenti, professionisti o soggetti che forniscono supporto legale, amministrativo o contabile, nei limiti delle finalità sopra indicate;
• autorità competenti, qualora imposto dalla legge o su richiesta motivata.

I dati personali non sono diffusi al pubblico, salvo quanto eventualmente previsto dalle norme o autorizzato dall’interessato.

8. Trasferimenti di dati verso Paesi extra-UE

Alcuni fornitori di servizi (es. hosting, newsletter, servizi di monitoraggio o pagamento) potrebbero avere sede o server situati in Paesi extra-UE. In tali casi, eventuali trasferimenti di dati saranno effettuati nel rispetto del GDPR, adottando le garanzie appropriate (es. decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard, misure supplementari di sicurezza).

9. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, l’utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15–22 del GDPR, tra cui:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
• diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti dalla legge;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si basi su di esso;
• diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare i propri diritti, l’utente può contattare il Titolare all’indirizzo info@esnancona.it. La risposta sarà fornita nei tempi previsti dal GDPR.

10. Cookie

Per informazioni dettagliate sull’utilizzo dei cookie e tecnologie similari sul Sito, si rinvia alla Cookie Policy.

11. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, ad esempio in caso di modifiche normative o cambiamenti nei servizi offerti attraverso il Sito. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina e, se rilevanti, potranno essere comunicate agli utenti tramite i canali ritenuti più opportuni (es. email, avviso sul Sito).