Privacy Policy

Versione 2026-09-03. Ultimo aggiornamento: 4 settembre 2026.

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). I dati personali sono trattati secondo i principi dell'art. 5 GDPR e soltanto in presenza di una delle condizioni di liceità previste dall'art. 6 GDPR o, per i dati relativi alla salute, di una delle condizioni previste dall'art. 9 GDPR.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è ESN Ancona, con sede in Piazzale Martelli 8, 60121 Ancona. Per richieste privacy puoi scrivere a privacy@esnancona.it.

2. Dati trattati e provenienza

• Dati account: nome, cognome, email, username, password memorizzata in forma hash, telefono facoltativo, ESNcard e lingua preferita. Allergie e intolleranze non sono raccolte durante la creazione dell'account.
• Dati organizzativi evento: evento scelto, iscrizione, opzioni acquistate, stato pagamento, QR code, check-in, presenza e comunicazioni operative.
• Dati sanitari o alimentari: allergie, intolleranze o esigenze alimentari sono raccolte solo per gli eventi in cui l'organizzazione abilita la relativa domanda e solo nella registrazione di quello specifico evento.
• Dati ESNcard: numero tessera, validità e sezione ESN quando necessari per verificare tariffe o requisiti di partecipazione.
• Dati di pagamento: importi, metodo, stato, ricevute o prove di pagamento. I dati completi delle carte sono trattati dal provider di pagamento e non sono memorizzati dal sito.
• Dati contabili: informazioni necessarie per obblighi amministrativi, fiscali e rendicontazione interna.
• Consensi e prese visione: versione, testo mostrato, finalità, scelta espressa, data e fonte della raccolta.
• Dati delle richieste privacy e di supporto: recapiti, contenuto della richiesta, riferimenti forniti e stato di gestione.
• Dati tecnici: log applicativi, cookie e informazioni tecniche necessarie a sicurezza, funzionamento e prevenzione abusi.

I dati sono normalmente forniti direttamente dalla persona interessata. Possono anche essere inseriti dallo staff autorizzato sulla base delle informazioni raccolte per l'evento oppure provenire dai sistemi ESN usati per verificare ESNcard e requisiti, nei casi in cui si applica l'art. 14 GDPR.

3. Finalità e basi giuridiche

• Gestione account, autenticazione e accesso: esecuzione del servizio richiesto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Iscrizione, opzioni evento, QR code e check-in: esecuzione del rapporto di partecipazione (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Verifica ESNcard, tariffe e requisiti: trattamento necessario alla gestione della partecipazione e all'applicazione delle condizioni previste per l'evento (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Pagamenti e ricevute connessi alla partecipazione: esecuzione del rapporto di partecipazione (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Adempimenti amministrativi, fiscali e contabili previsti dalla normativa applicabile: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Allergie, intolleranze o esigenze idonee a rivelare lo stato di salute: categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR, trattate soltanto con consenso esplicito e separato (art. 9, par. 2, lett. a GDPR). La scelta Nessuna non richiede tale consenso.
• Foto e video in cui la persona è chiaramente identificabile: consenso facoltativo e separato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), secondo la liberatoria descritta nella sezione 4.
• Comunicazioni operative necessarie al servizio, incluse conferme account e iscrizione, QR code, variazioni evento, informazioni logistiche, ricevute e reset password: esecuzione del servizio richiesto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Statistiche interne facoltative su visualizzazioni e avvio iscrizioni: consenso espresso tramite il banner (art. 6, par. 1, lett. a GDPR); il database conserva contatori aggregati.
• Sicurezza del sito, prevenzione degli abusi e reCAPTCHA nei form protetti: legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e alla prevenzione di utilizzi illeciti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Gestione delle richieste dell'interessato e adempimento di richieste legalmente vincolanti: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Accertamento, esercizio o difesa di diritti in sede giudiziale o stragiudiziale: legittimo interesse alla tutela dei diritti di ESN Ancona (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Marketing: nella release corrente il sito non raccoglie nuovi consensi marketing e non invia comunicazioni promozionali tramite la piattaforma.

4. Liberatoria foto e video

Liberatoria versione 2026-09-02. La scelta è facoltativa, separata e non preselezionata. Il rifiuto non impedisce la creazione dell'account, l'iscrizione, il pagamento o la partecipazione all'evento.

Se esprime il consenso, la persona autorizza ESN Ancona, a titolo gratuito, a realizzare, utilizzare, pubblicare e diffondere fotografie e riprese video nelle quali sia chiaramente identificabile, per documentare e promuovere le attività istituzionali e gli eventi di ESN Ancona attraverso i propri siti, canali social e materiali informativi o promozionali digitali e stampati. La liberatoria non autorizza utilizzi estranei a tali finalità né utilizzi lesivi dell'onore, della reputazione o del decoro.

La disciplina del diritto all'immagine comprende l'art. 10 del codice civile e gli artt. 96 e 97 della Legge 22 aprile 1941, n. 633. Per gli utilizzi fondati sulla presente scelta, la base giuridica privacy è il consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a GDPR.

Le eventuali eccezioni al consenso previste dall'art. 97 della Legge n. 633/1941, incluse determinate immagini collegate a fatti, avvenimenti o cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico, sono valutate caso per caso. Il solo fatto che un evento si svolga in un luogo pubblico non rende automaticamente applicabile l'eccezione. Per immagini panoramiche o di contesto non fondate sulla liberatoria, ESN Ancona valuta anche il proprio legittimo interesse documentativo ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f GDPR e i diritti e le libertà delle persone ritratte.

Sul piano civilistico una liberatoria per il diritto all'immagine può essere conferita a tempo indeterminato. Per questa raccolta viene tuttavia applicato il limite privacy più stringente: gli utilizzi fondati sul consenso e sulla presente liberatoria sono autorizzati per un massimo di 2 anni dalla relativa raccolta e terminano prima in caso di revoca. Dopo la scadenza serve una nuova scelta valida.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dalla pagina di gestione della registrazione oppure tramite la pagina Esercizio diritti privacy. La revoca opera immediatamente per i nuovi utilizzi fondati sul consenso e non pregiudica la liceità del trattamento precedente, come previsto dall'art. 7, par. 3 GDPR. Le richieste relative a contenuti già pubblicati sono gestite tenendo conto dei canali coinvolti, dei tempi tecnici e della normativa applicabile.

La scadenza o la revoca rendono il consenso foto/video non attivo, ma non cancellano il ConsentRecord storico. Come prova della manifestazione espressa restano conservati versione, testo, scelta, timestamp e snapshot minimizzati del soggetto e dell'evento: nome ed email al momento della scelta, identificativi di utente, registrazione ed evento quando disponibili, titolo e data dell'evento. Il registro non aggiunge a tale scopo codice fiscale, data o luogo di nascita, indirizzo o IP raw.

5. Allergie, intolleranze e dati relativi alla salute

Le informazioni su allergie, intolleranze o esigenze alimentari non sono salvate nel profilo e non vengono riutilizzate automaticamente da eventi precedenti. Sono salvate solo nella registrazione dell'evento per cui vengono comunicate, sono accessibili allo staff autorizzato e sono usate per la gestione e la sicurezza dell'evento.

Non tutte le preferenze alimentari sono automaticamente dati relativi alla salute. Se selezioni Nessuna non è richiesto il consenso dell'art. 9 GDPR. Se indichi allergie, intolleranze o altre informazioni idonee a rivelare una condizione di salute, il backend richiede il consenso esplicito e separato previsto dall'art. 9, par. 2, lett. a GDPR prima di salvare la registrazione.

6. Conferimento dei dati

I dati obbligatori nei form sono necessari per account, iscrizione, pagamento o gestione dell'evento. Foto/video e dati relativi alla salute sono facoltativi; per questi ultimi il consenso diventa necessario soltanto se scegli di comunicare informazioni idonee a rivelare una condizione o esigenza sanitaria. Nella release corrente non raccogliamo nuovi consensi marketing.

7. Destinatari

I dati possono essere trattati dallo staff autorizzato ESN Ancona e, nei limiti delle rispettive funzioni, da fornitori tecnici, provider email e pagamento, consulenti amministrativi o legali e autorità competenti. I fornitori che trattano dati per conto di ESN Ancona sono qualificati responsabili del trattamento e disciplinati ai sensi dell'art. 28 GDPR quando ricorrono i relativi presupposti.

I dati personali non sono diffusi al pubblico salvo quando la diffusione è autorizzata dalla persona, come per gli utilizzi foto/video coperti dalla liberatoria, oppure è consentita o richiesta dalla legge.

8. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori tecnici possono comportare un trattamento o un trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Quando ricorre un trasferimento internazionale, ESN Ancona verifica il presupposto e le garanzie applicabili ai sensi degli artt. 44 e seguenti GDPR, tenendo conto del fornitore, del Paese di destinazione e del servizio effettivamente utilizzato.

9. Conservazione

In applicazione del principio di limitazione della conservazione dell'art. 5, par. 1, lett. e GDPR, i dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate, alla gestione organizzativa, agli obblighi contabili e alla tutela dei diritti. Le informazioni sanitarie o alimentari raccolte per un evento vengono cancellate dopo la conclusione operativa dell'evento. I dati personali delle liste partecipanti vengono minimizzati entro 30 giorni dalla conclusione dell'evento, salvo blocchi necessari per obblighi legali, amministrativi o contenziosi.

Documenti personali, documenti di identità, allegati evento non contabili, note organizzative e risposte extra non più necessarie vengono eliminati o anonimizzati nei tempi di minimizzazione. Le prove e i dati contabili o di pagamento necessari per obblighi amministrativi possono essere conservati fino a 10 anni; dopo tale termine il job di retention elimina o minimizza anche prove pagamento e riferimenti tecnici non più necessari, salvo blocchi di conservazione.

L'utilizzabilità delle immagini fondata sul consenso foto/video termina dopo 2 anni dalla raccolta o prima in caso di revoca. Il registro storico delle scelte ha la distinta finalità di documentare il consenso e tutelare i diritti delle parti: mantiene timestamp, versione, testo mostrato, scelta e gli snapshot minimizzati indicati nella sezione 4 anche dopo la minimizzazione della lista partecipanti. Tali evidenze sono conservate per il periodo necessario a dimostrare la scelta e sono soggette a verifica periodica della loro necessità; la normale retention della Registration non modifica gli snapshot già registrati.

10. Diritti e gestione delle richieste

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, quando ne ricorrono i presupposti, puoi esercitare:

• accesso ai dati personali (art. 15 GDPR);
• rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16 GDPR);
• cancellazione dei dati nei casi previsti (art. 17 GDPR);
• limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• portabilità dei dati quando applicabile (art. 20 GDPR);
• opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (art. 21 GDPR).

Puoi inviare la richiesta tramite la pagina Esercizio diritti privacy o scrivendo a privacy@esnancona.it. La gestione segue l'art. 12 GDPR: il termine ordinario di riscontro è un mese dal ricevimento ai sensi dell'art. 12, par. 3, ferma la proroga prevista dalla stessa disposizione per richieste complesse o numerose.

Non è richiesto automaticamente un documento di identità. In presenza di ragionevoli dubbi sull'identità potranno essere chieste informazioni aggiuntive strettamente necessarie ai sensi dell'art. 12, par. 6 GDPR. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 77 GDPR.

11. Cookie

Per informazioni su cookie e tecnologie simili consulta la Cookie Policy.